仕事で結果を出しつつ、残業なく、それでいて休暇もしっかり楽しみたい。働き方改革が謳われる昨今、誰しもが思う理想の生活スタイルです。
そこで重要となってくるのが、タスク管理。
仕事を多くこなせば成果が見えやすくなるものの、残業は増える。一方、定時に上がれば休める時間が増えるも、仕事が先延ばしになることもあります。
本記事では、
・残業時間は半減
・目標177%達成
を実現した、弊社カスタマーサクセス担当天木伸のプロジェクト・タスク管理ツール「monday.com」を活用したタスク管理術を、インタビュー形式でご紹介します。
天木は、ひと月の残業時間を減らしつつ、業績はしっかり残す。その上で休日はテニス、格闘技、スペイン語の勉強と、仕事と休暇を充実させています。
しかし、過去には残業の日々と、業績が伸び悩み時期も。どのようにして、今のライフスタイルを獲得したのでしょうか？
monday.comを使ったら業績&QOL（※）向上、残業が半減した実態！
─タスク管理でmonday.comを使い始めてどれくらい経ちましたか？
2019年のゴールデンウィークあたりから使い始めたので、約5ヶ月くらい使っています。
─タスク管理方法を変えてから、業績に変化はありましたか？
明確に現れました。具体的な数値は公開できませんが、タスク管理方法を変える前の第二四半期では目標数値は未達。さらに、第三四半期が始まった4月からも、芳しくない状態でした。
ところが、5月頃から仕事のスタイルを変えた結果、5月下旬から徐々に成果が出始め、5月、そして6月と目標達成、最終的には目標に対して177%達成で着地することができました。
また、業績向上と共に残業時間は4月と比較して半分以下になりました。
（※）QOL（quality of life）、個人が自分らしい生活を送れているか、人生の充実度や満足度のこと。
─半分ですか！なぜ、そんなに残業が減ったんですか？
monday.comによる管理によってタスクが可視化され、大きく2つのことに寄与しました。
1つ目は、やらないといけない仕事を感覚値ではなく、具体的な工数単位で落とし込むようになったことです。
「メールを作成するにはこれくらい時間かかるだろう…」「資料作成にはこれくらい必要だろう…」といった単に感覚で予想するのではなく、日々、自身の仕事をmonday.comでタイムトラッキングすることで明確に工数を弾き出し、業務を最適化しました。
2つ目は、できないこと、やらないことを即座に判断できるようになったことです。
お客様からのご要望や、社内からのタスクなど、日々アドホックに起こる業務があります。多くの人はそれを「終業時間まであと何時間あるからできるかも…？」と感覚的に意思決定を下すかと思います。
しかし、自身の業務工数やタスクの優先度が明確に可視化されていたならば、「できない、やらない」という意思決定を合理的に下すこともできます。
さらには、タスク毎の費用対効果を定量化すれば、タスクの重要性を相手に伝えることも可能です。
お客様にも同僚にも、ハレーションを起こすことなくお互い納得して業務を進められます。
また、お客様には自身の業務に何時間かかるか提示しているため、わかりやすく仕事しやすいと、嬉しいお言葉も頂けるようになりました。
─なるほど。残業が減ったことで、他に変化はありましたか？
良い意味で、社内外に対して遠慮がなくなりました。
お客様や社内、またパートナー企業にもできないときは「できない」、と合理的な理由と共にスッと話せるようになったので、無駄に「これはなんて言おうかな…」などと迷うことは今では一切ありません。
私もそうだったからわかりますが、みなさんも時にお客様や上司に忖度して話すこと、ありますよね？
今では、それが全くありません。だからと言って、言い合いになることもありません。むしろ、工数単位での報告は同僚とお客様に喜ばれます。
また、お客様ともmonday.com上でコミュニケーションをとるため、互いの工数が可視化できます。先方との連携が円滑になったことから、これまで3ヶ月かかっていたオンボーディング業務が1ヶ月になったり、かしこまったメールのやりとりがないため、深い関係値を築くこともできました。
あとは単純に、可処分時間ができたので、終業後ないし週末は自分の時間を満喫しています。
1ヶ月先のタスクもmonday.comで可視化できているので、プライベートのスケジュールも仕事でずれることはありません。
monday.comで業務の一括管理と最適化を図る
─では、実際にmonday.comをどのように使っているのか教えてください。
まず、自身のタスクを下記3つのカテゴリーにわけます。
- 先1ヶ月先までの日毎のタスク
- 各曜日に行われるタスク
- リマインドタスク
1つ目は、特定の日付に対して行うタスクをmonday.com上に洗い出します。
2つ目は、曜日ごとに決まったタスクです。このカテゴリーには、例えば、定例会議があれば前回のメモや次回までのタスクなどを、月曜、火曜、水曜…と各曜日ごとに記入しておきます。
すると、定例会議を無駄なくスムーズに進めることができる他、チームメンバーにタスク進捗をmonday.com上で常に共有できるため、会議までの準備が漏れることはありません。
そして3つ目。これは、アドホックなタスクから、メンバーが共有してくれた参考資料、考えたいことなど、ひとまずタスクとして残しておきたいフォルダです。
ここまでだと、一般的なタスク管理と似ているかもしれません。monday.comが誇る便利な機能は「カスタマイズ機能」です。私の場合、下記の要素を各タスクに付与しています。
- クライアント名タグ
- チケットナンバー
- シンプル or クリエイティブ
- 優先度
- ステータス
- 予想工数
- タイムトラッキング
- タグ
- 数式
- 費用
- 最終更新日
一般的なタスク管理ツールだと、一つのタスクに対してメモや日付、リマインド機能が付くことはあるかと思います。
しかし、monday.comだと自身が付加したい情報をユーザー自身の好みや業務スタイルによって自由にカスタマイズできるのが優れたポイントです。
私の場合、お客様と密に接する業務が多いため、どのタスクがどのお客様と関連するのか、また、他のどのタスクと絡むのか、といったタスク同士を紐づける仕事が多いです。
ここでmonday.comのタグ機能が活躍します。お客様名のタグや、業務カテゴリー毎のタグをつけておくことで、情報同士が紐付き、スムーズにタスク処理ができます。
そして、各タスクにタイムトラッキングをつけることで、各タスクにどれくらい時間をかけているのかを計測しています。
突然話しかけられたり、緊急なタスクが入ってもタイマーを止めれば、再開した際に再び計測できます。
やってみてわかったのですが、メール文章作成に意外と時間を取られていたり、「これ大変そうだな…」と思っていた資料作成が、実はあまり時間かかっていなかったりと、工数計測は自身の感覚を整えてくれます。
─なるほど。ただ、これだけ情報量を付けると、結局何にどれくらい時間使ったのか、振り返るのが大変では？
そこも、monday.comだとワンクリックでクリアできます。
私の場合、毎週自身がどのタスクにどれくらい工数をかけたのかをグラフ化して確認しています。
これは、タスクごとに数式とタイムトラッキング、そしてタグを当てはめているため、簡単な操作で下記のようなグラフが完成し、先週、先月、数ヶ月前と比較して、何に時間をかけているのかを可視化できます。
これにより、本来自分が工数を使わなければいけないタスク、そうでないタスクが一目でわかります。
─monday.comを活用する以前は、どのようにタスク管理していましたか？
名前は出せませんが、様々なタスク管理ツールを使ってきました。5つくらい、使ってはやめるを繰り返してましたね。
─様々なタスク管理ツールを使った後に、monday.comに切り替えたことで気づけたことは何ですか？
タスク管理には「工数の明確化」が欠かせないということですね。
タスク管理ツールって、使い始めたけど続かない人や、私みたいにコロコロと変える方もいるかと思います。
おそらくそれは、タスク管理ツールを使う目的が明確化されていないからではないかと、最近思い始めました。
私の場合は残業を減らし、仕事とプライベートでのROIを高めることが目的です。
前者について、具体的には残業が月に5時間を切ることを目標にしています。これを実現するためには、そもそも自身の目標達成から逆算して、どのタスクにに何時間使えばいいのか予測し、その上で、自身が本当に理想通りの工数でこなせているのか、これを定量化する必要があります。
monday.comを使う前はタスクを定量化できていなかったため、上長に「何に時間をかけてるの？」と聞かれても、定性的な答えしか出せませんでした。「月に20時間くらいつかってます…」と答えても「本当に？」と返されてしまえば、何も言えません。
この一言をきっかけに、工数の明確化に努め、たどり着いたのがmonday.comによる今のタスク管理手法でした。
─今後、monday.comをどのように使っていきたいですか？
チーム全員で、同じような管理ができたらなと考えています。
各自が何にどれくらい工数をかけているのか把握し、改善し、全員の残業時間が減っていけば終業後や週末に自己投資や体調回復に回せます。
これを繰り返すことで各自のスキル向上とチーム全体のボトムアップを図り、効率的に業績の最大化を目指しています。
また、タスク完了後の計測にも磨きをかけていく予定です。
どのタスクに工数をかけると、コストを圧縮しつつも利益を最大化できるのか、タスクと利益の相関関係の出し方を模索しています。
─ありがとうございました！
テニスの大会に参加する他、格闘技から外国語の勉強にも励む天木
まとめ
結果を出しつつも残業は少なく、そして週末はしっかり自分の時間を過ごしたい。
“仕事術”は世に溢れるものの、実際に仕事を”管理し、振り返るための術”はそう多くはありません。
時間は有限です。
限られた時間に対して、自身は何にどれくら時間を使っているのか？そして、その使い方は正しく、利益は出ていたのか？これを正しく見定め、自身のタスクを最適化することが重要です。
天木氏のように、monday.comを活用した定量的タスク管理手法を実行すれば、理想の働き方が手に入るかもしれません。
