世界のデータの90％は、過去2年間で作られたとご存知でしたか？

Excelのキャパシティーをはるかに超える量のデータが、日々作られ蓄積されています。

もし貴社が、リアルタイムにデータを共有できない「Excelだけ」使っているとしたら、この先「データに基づいた意思決定」を実現できません。

今、企業はExcelから離れて、大規模なデータセットを処理するために設計された専用の「BIツール（※）」や、複数のデータソースから事実をみつけだしたり、美しく、わかりやすいレポートとダッシュボードを作り出したり、技術に詳しくないユーザーでもインサイトを収集し、意思決定を行うことができる環境へと移行しています。

もし、以下で紹介する項目のうち、1つ以上該当する場合はBIツールを活用する段階にきています。

（※）BI（ビジネスインテリジェンス）ツール・・・企業に蓄積され分散しているデータを集め可視化し、迅速な意思決定を実現するためのツール。ギガバイトからテラバイト規模の大容量データの処理が可能。

1.Excelの処理可能容量の超過による、使い勝手の低下

手に負えないほどの多くのデータを含むようになると、「Excelが使いづらい」と感じた経験はありませんか？

データ容量が増えると、Excelデータをロードするときや、Excelデータを変更する際に時間を要します。

企業の現状をみると、マーケティング部門と営業部門だけのデータ収集量でさえも、すでにExcelの容量を超えたデータを蓄積しています。

この場合、ユーザーはデータをより細分化し、処理・管理できるセグメントに再構成したり、複数のワークブックまたはワークシートを使い管理したりしますが、いずれにしろ各データの有機的な結合が出来ない場合がほとんどです。

Excelの課題

散在するすべてのデータ群を思い通りに結合するのは非常に難しいため、結果的に自社組織の全体像を把握することが難しくなります。

BIツールのメリット

様々な場所に保管されている異なった形式のデータを簡単にクランチできるようになり、ダッシュボードを介して全体像を把握できる様になります。

2.手動更新は更新速度が非常に遅いうえに、エラーを起こしやすい

Excelは通常、ファイルを各人のPCローカルに保存します。

セルの値の一部の変更が必要であるにも関わらず、誰かがレポートの作成を開始すると、リアルタイムでセルの値を変更することも困難です。

ファイル共有したもの同士で、「最新版のExcelはどこ？」と確認だけで時間がかかっている場面もよく見受けられます。

こうした無駄な作業に時間をとられてしまうと、最新のインサイトを得るために必要な情報のアップデートが円滑に行われません。

また、最新版のありかの把握の手間に加えて、Excelファイルのデータを更新することは決して簡単なタスクではありません。なぜなら、各値や数式の追加、更新等でプリセットが壊れる可能性がある作業があるからです。

もし、分析がワークブック内の複数のシートに分散している場合、各シートごとに随時変更が必要となることでしょう。さらに、複数のシートが相互に参照しあっている場合、ちょっとした情報を追加するだけでも複雑なタスクになります。

データを綺麗にすることに時間を浪費する気が滅入るような作業です。

Excelの課題

複数のユーザー、バージョン、および更新によるレポートの管理は、

どんなに良くてもあなたの頭痛の種となるでしょうし、最悪の場合あなたに精確性に欠く情報とインサイトを与えます。

BIツールのメリット

あなたとチーム全体がリアルタイムでのダッシュボードおよびレポートの管理や、複数ユーザーとの共同作業を実現させます。

更新ミスやデータが壊れるリスク、無駄な確認作業が起きません。

3.異なるデータソースからのデータの結合に際しての恐れ

ビッグデータは深さだけでなく、様々なデータソースからの組み合わせで、一貫性のあるデータとなります。

様々な複数のシステムを使い、データセットごとに整合性をあわせてレポートを作成しているならば、インサイトの一部を得るために時間を使いすぎています。

BIツールを用いさえすれば、様々なデータソースを基にして、横断的に分析し、簡単にインサイトを得ることが可能です。

BIツールのメリット

簡単に複数のデータソースを操作することができ、インサイトにあふれたデータのかけ合わせが無限に行えます。

「重要なデータを熱心に収集」し時間を浪費していませんか？

データそのものだけでは、重要で関連性のあるインサイトを得ることはできません。

もし、あなたがアハ体験を感じていないのであれば、異なるデータソース間の情報を紐づけて比較するためのツールが必要です。BIツールがあればKPIやビジネスゴールを達成するための業務の改善や市況環境を把握することができるでしょう。

4.KPIは、Excelの一計算式で処理できません

効果的なKPIを設定するためには、複数のデータを参照する数式や、フィルターの使用が必須です。

Excelの一計算式で処理できないとなれば、たちまちレポーティング作業はExcelとにらめっこする、ただただ時間のかかる作業となります。

当然、レポーティング作業に時間がかかればかかるほど、戦略で活かせるインサイトの提供機会は減り、レポーティング作業自体が意味のないこととなります。レポーティングの提供間隔が長くなると、迅速な意思決定および変革を妨げる要因となります。

レポーティングはいかなる分析においても、スタート地点として重要な役割を担っており、KPIは事業の意思決定を行う上で重要な指標を示してくれます。

Excelを駆使しても、どの事業領域がうまくいっているか、もしくは苦戦しているかがわからなければ、本来享受すべき便益を得ることができません。

Excelの課題

価値のあるKPIダッシュボードを作成するには、Excelを執拗に作りこむ必要があります。

BIツールのメリット

複数のソースからのデータをマッシュアップして、大量のデータを一貫した分析を通じて、正確で統一された全体の画を迅速に示してくれます。

5.レポートとダッシュボードはいけていない。

Excelは小さなデータであれば、データ視覚化ツールとして機能しますが、データセットが大きくなると機能しません。

稚拙に設計されたデータの視覚化や、飾り気のないチャートの場合、

魅力的ではないだけでなく、見る者に誤解や誤った解釈を与える可能性もあります。

BIツールのメリット

質の高いデータ視覚化により、たとえ技術者や事業担当者でなくとも、一目で簡単に傾向パターンを把握できます。

意味が付与されたデータ処理による「誰でも理解できる可視化」により、どの部署でもインサイトを得ることができます。

6.まとめ

さて、これまでの話を踏まえて、貴社の現状はいかがでしょうか？

既出の通り、Excelの処理容量を超えるのはたやすく、大量のデータや非常に複雑なデータを必要としません。

もし、上記の5つの問題点に1つでも該当するのであれば、ExcelからBIツールに切り替えるタイミングを迎えています。

BIツールはギガバイトからテラバイト規模のデータを処理でき、

複数のデータソースから事実、インサイトを導き出し、各企業が重要な意思決定をリアルタイムで行えるよう、美しいデータ視覚化を実現します。

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※本記事は、下記記事のコンテンツを翻訳・加筆修正しています。

5 Signs It’s Time to Ditch Excel Reporting