参加率は約70%!7営業日で準備したオンラインセミナーの舞台裏

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こんにちは、ギャプライズマーケティングの阿多です。

3月に企画していたセミナーを7営業日前に急遽オンライン形式で開催することを決定しました。

結果として、
・参加率69.86%
・内、84.31%が一部二部通しで参加

と予想以上に多くの方にご参加いただきました。
ありがとうございます。

開催はスタジオや撮影機材使った大掛かりな配信ではなく、画面共有が中心の「コクリポ」というウェビナーツールを活用しました。

比較的どの企業でも取り入れやすいツールです。

今回、急遽オンライン形式に切り替えた際に見えた、失敗談やよかった点、事前に行うべき点をまとめています。
是非参考にして頂けたらと思います。

1.企画していたセミナー、延期?オンライン化?

2月末の時点で新規顧客向けのオフラインセミナーは、

・3月/2本
・4月/3本

計5本企画をしていました。

私がメインで企画していた4月のセミナーは、内容も詰め、セミナーページもできており、集客を始めるという段階でした。
その他にも開催間近なセミナーもあり、延期にするか?オンラインにするか?を検討しました。

そこで懸念点としてあったのが、「オンラインセミナーの経験者が社内にいない」ということです。

弊社ではインサイドセールスの施策として、30分間のオンラインセミナーは毎月開催しています。
しかし、2時間という長時間開催、更には他社様を巻き込んだ形の開催は経験がなく、オンラインでの開催に不安がありました。

3/5が迫り、申込み者も約100名を越えていた「最新Google広告の効果を最大化するための目標設定&自動化活用とサイト改善手法」は参加者のためにも開催したいと思い、オンライン形式でのセミナー開催を決断しました。

その他企画していたものに関しては、「3社合同開催であったこと」「登壇者の一人が遠方であったこと」など、運営ハードルが高いと判断したものは、泣く泣く延期としました。

2.オンライン開催に向けて準備したこと

登壇者への相談

運営方法の変更により不安になり一番ストレスがかかるのは、登壇者です。
登壇者に、使用ツールの説明、配信方法などの詳細情報を連携し、承諾をもらいました。

どういう体制で行うかを決める

今回のセミナーは、コクリポの特性上、PC1台で行います。

当日スムーズな流れを作るために、最初のセミナー案内から登壇者が話すか、運営側が話すかの議論がありました。
しかし、登壇者の負担をできるだけ減らしたいという考えにより、決めた役割分担が下記です。

<当日の役割分担>
■司会(運営スタッフ)
・オープニング挨拶
・オンラインセミナーの注意事項
・アジェンダの共有
・休憩のアナウンス

■登壇者
・自己紹介
・担当パートのプレゼン
・質疑応答の対応

また、二部の登壇者は弊社メンバーであったため、二部開始の挨拶、アンケート案内、終了の挨拶まで担当してもらいました。

利用ツールの選択

弊社で既に導入していたウェビナーサービスは「コクリポ」です。
現状のプランでも最大100人同時接続でき、今回の運営要件を満たしたため、使用することにしました。

※本来ならば他社サービス比較したいところですが、開催日も迫っており、普段から利用しているサービスを活用することにしました。

プレゼン資料のルール決め

資料作成にあたり、オフラインセミナーでも同様ですが、以下のポイントをより意識して資料を作成しました。

・1スライド、1メッセージ
・文字量が多いと読みにくいため可能な限りシンプルに
・基本フォントサイズ30推奨
・目次で「いま何の話題か」が可能な限りわかるように
(※オンラインセミナーは入退出自由で途中参加も増えるため)

社内に協力を仰ぎ、配信環境を整える

オンライン開催にあたり

・配信するための会議室の確保
・インターネット環境

を整えることが必要で、社内メンバーの協力が不可欠です。

特に、一番懸念したのが「セミナー中にネットが切断されること」です。
管理部の協力のもと、メイン接続が切れた場合のリスクヘッジを検討し、二重三重に対応策を準備しました。

3.本番前にできるだけリハーサルで失敗する

リハーサルの目的

本番までの10日間で何度もリハーサルを行いました。
実際に行った内容は、以下です。

・登壇者リハーサル1回(1時間)
・本番を想定しツールを使った運営リハーサル10回
・運営者独自の練習10回

開催まで期間がなかったため、登壇者リハーサルは1回。
そのため、運営リハーサルを念入りに行いました。

リハーサルを行う中では、数多くの失敗がありました。

・単純なマイクミス(ON/OFFのタイミング)
・コクリポの理解不足によるミス
・2時間分の資料をツールにアップロードすると容量オーバー
・登壇者入れ替え時のヘッドセットの切り替えが上手くいかない
・資料のページが切り変わらない
・ネットが繋がらない
etc…

普段使っているツールでも、運営方法が変わると予想以上にミスが出ます。

本番前に何回失敗できるか、
そして失敗パターンを知り、つぶしていくことが成功のポイント
です。

オフラインの場合、話す練習は各自できても、本番と同じように会場でリハーサルということはなかなかできません。
それに対し、オンラインはPCと場所さえあれば、簡単にリハーサルが行えます。
リハーサルを繰り返せば繰り返すほど、質の高い運営ができるようになります。

難しいタイムキーパーは、対応パターンを決める

当日は、「音声が途切れる」などのトラブルの可能性もあるため、正直タイムスケジュールの調整はリハーサルしきれません。
そのため、事前にルールを決めました。

■休憩時間に関して
・当初は10分想定
└最低休憩5分は確保
└一部が5分以上押していたら、二部開始時間をずらす

■登壇者のプレゼン時間
・当日なんらかのトラブルで時間が押した場合を想定し、登壇者には5分程度削れる場所を考えておいてもらう
・ただしプレゼン内容に影響するため、10分以上遅れた場合は参加者にアナウンスの上、終了時間をズラす

■質疑応答時間
・原則、質問にリアルタイムで答えるのは3つまで
・その場で答えられない質問は、後日メールで回答する

登壇者とのコミュニケーショングッズ

当日利用したグッズは以下です。
・ホワイトボード
・時計
・タイマー
・ヘッドセット

ホワイトボードを使い、登壇者がわかりやすいよう情報連携を行ったこともポイントです。

また、進行状況だけでなく、タイムリーにチャット寄せられる参加者からの質問事項を記載し、登壇者が安心して話せる環境を作れるよう意識しました。

※下記写真はセミナー終了後にイメージとして撮影しました

4.本番で起こった4つのこと

何度も練習を繰り返し、不安点をつぶしたはずが、本番ではやはり突発的に対応する場面もありました。

「視聴URLが見つからない」参加者からの問い合わせ

開催直前に参加者から視聴URLメールが見当たらないとの問い合わせがありました。
しかし、コクリポは開始45分前以降は新たに参加者登録ができません。
リスクを想定しきれておらず、余分にURL発行していなかったので、社員用のURLを共有し参加して頂きました。

■解決策
・事前に予備の視聴URLを5つ程準備する

参加者に聞かれやすい「資料配布の有無」

今回、開催事項のアナウンスの際に資料の配布についてアナウンスできていませんでした。
一度チャット内で参加者から質問があり口頭で説明をしましたが、再度同じ質問があがりました。

■解決策
・開催前にチャットで流す
・開催事項アナウンスの段階で説明する

そもそも質問が起こらないよう、運営側が開催事項を話す段階で伝えるという方法を次回からとる方針です。

スピーカーの切り替えで音声の不具合

開始2分後に参加者から「音声が聞こえない」というチャットがいつかありました。
あとで確認すると、実際は担当者切り替えの際にマイクを一時オフにした無音が要因でした。

■解決策
・担当者を一時切り替えすることを参加者に伝える

登壇者がリアルタイムで質問を受ける難しさ

チャットでの質問は、登壇者に随時確認してもらう予定でと本番を進めていたところ、セミナー中に以下のような質問がきました。

「~ページのスライドをもう一度見せてもらえますか?」

登壇者がチャットに気づいていないと思い、ホワイトボードで連絡し、登壇者に対応を促しました。

後で登壇者に話を聞くと、チャットに目を向けることで、自分が話そうと思っていた内容が飛んでしまう、という当事者にしかわからないポイントがありました。

■解決策
・登壇者とサインを決めておく
・もしくは、全てのQ&Aは最後に対応すると決め、参加者にアナウンスする

登壇者とルールをあらかじめ決めることが重要です。

5.約70%参加!セミナー開催結果とオンラインのメリット

今回のセミナーの結果は次の通りです。

参加率:69.86%
1~2部参加した方の割合:84.31%
アンケートの回答率:56.86%
満足度(大変満足、やや満足合算値):95.6%


驚いたのが、「一部・二部」通した参加者が8割以上いたことです。

運営側で懸念していたのが、
・そもそも約2時間参加してくれるのか
・一部だけ、二部だけなど、部分的な参加が増えるのではないか
という点でした。

今回の結果から言えることは、「オンラインだから通しで参加してくれないのでは?」という点は、心配しなくてよいということです。

もちろん1回開催しただけの結果なので参加率はテーマによって変動します。ただ、もし参加されないとすれば、「セミナー全体の企画を見直す必要がある」と考えたほうがよさそうです。

実際に行ってみて、オンラインだからこそ良いと気付けた点もありました。

■運営面
・オンライン形式なので、簡単にリハーサルができる
■参加者面
・資料が見やすい(自分のPC画面で見ることができるため)
・集中してセミナーを視聴できる
・移動時間がないので参加ハードルが下がる

6.まとめ

今回は急遽オンラインセミナーへ変更したことで、経験した失敗談、良かった点、準備のポイントに焦点を当ててご紹介いたしました。
今後のオンラインセミナー開催のご参考になりましたら幸いです。
今回使用したコクリポは現在無償でオンラインセミナー開催ができます。
・コクリポ

また、弊社では毎月各サービスについてオンラインセミナーも開催しております。
ご関心がございましたら、是非ご参加ください。

・競合分析ツールSimilarWebオンラインセミナー
・UGCマーケティングセミナー

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阿多 佑梨花

阿多 佑梨花

2018年秋にギャプライズに入社。前職で2年半、総合通販業界にてアパレルの店舗運営に従事。ギャプライズ入社後、インサイドセールスの経験を経て、現在は自社マーケティングを担当。

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